Empresa de destrucción de documentos en Valencia
Ante la enorme cantidad de papel confidencial y obsoleto, una destrucción de documentos de manera segura es completamente obligatoria.
El manejo de este tipo de material es complejo; hay casos en los cuales no basta tirar los documentos a la basura o cortar los papeles en pedazos.
En SMV ofrecemos soluciones a la eliminación de documentos cumpliendo con la normativa vigente, y con la mayor comodidad para los usuarios.
¿Qué es la destrucción de documentos confidenciales?
La destrucción de documentos confidenciales se refiere al proceso de eliminar documentos de manera segura e irrecuperable para evitar que caigan en manos indebidas. Normalmente afecta a documentos que contienen información confidencial o sensible. Estos documentos suelen ser borrados físicamente para garantizar que no sean vistos por nadie más que por las personas autorizadas. Esto implica destruir los documentos realmente de manera segura: desmenuzarlos, incinerarlos o encargarlos a una empresa de destrucción de archivos. La destrucción de documentos confidenciales también puede involucrar destruir copias en línea, borrar discos duros y discos externos, Así evitamos que alguien acceda a la información sensible.
¿Cuáles son los beneficios de la destrucción de documentación?
¿Sabías que la destrucción de documentación puede proporcionarte inmensos beneficios a ti y a tu negocio? La eliminación de documentos de forma segura te permite disminuir riesgos, ahorrar dinero, espacio y tiempo, y, por supuesto, cumplir con tus obligaciones legales, todo al mismo tiempo.
Hacerlo correctamente garantiza la seguridad de tus activos informáticos, usuarios y datos, protegiendo tanto a tu empresa como a los clientes.
¿Cuáles son los tipos de documentos que deben destruirse?
¿Listos para conocer los tipos de documentos que necesitan ser destruidos para garantizar la seguridad de tus archivos privados?
Por supuesto, hay ciertos tipos de informes, notas, memorandos, certificados y otros datos que requieren un manejo especializado para su eliminación y destrucción:
- Documentos particulares
- Documentos administrativos
- Documentos contables
- Documentos con datos personales
- Documentos oficiales
¿Cuál es el procedimiento de destrucción de archivos confidenciales que debe seguirse?
El procedimiento de destrucción de archivos confidenciales tiene que garantizar que los documentos no sean accesibles a cualquier persona no autorizada. Una vez decidido que un documento debe ser destruido, hay cinco pasos que deben tomarse:
Primero, debe ubicar la información confidencial que será destruida y asegurarse de que estos documentos estén en un sitio seguro hasta ese momento.
Segundo, los documentos impresos deben destruirse usando alguna técnica apropiada, como trituración o destrucción química.
Si los documentos están digitalizados, hay que eliminar todos los registros de los discos duros o cualquier otro dispositivo de almacenamiento.
Finalmente, los usuarios deben mantener un registro de los documentos destruidos, indicando el número de documentos destruidos, la fecha en que se realizó la destrucción y la técnica utilizada.
Así, los usuarios pueden estar seguros de que los documentos confidenciales son completamente destruido y los datos que contienen no están disponibles para aquellos no autorizados.
¿Cómo se realiza la destrucción de documentación confidencial en SMV?
La manera más eficaz es a través de contenedores de seguridad. Nuestro servicio incluye la retirada de documentos en papel y en otros soportes, que recogemos en este tipo de contenedores.
En SMV garantizamos el correcto funcionamiento de los contenedores de seguridad y la retirada frecuente de los mismos para evitar la acumulación de documentación.
Una vez llegan estos archivos a nuestra empresa de destrucción de documentos en Valencia, desde la planta de eliminación de archivos confidenciales procedemos a la destrucción de documentos cumpliendo la normativa vigente.
Para garantizar un servicio de calidad, grabamos el proceso de destrucción de archivos en un circuito cerrado de televisión, grabación que estará a disposición de nuestros clientes para su verificación.
Asimismo, entregamos un certificado de destrucción que legitima la efectividad del proceso.
¿Por qué elegir a SMV como empresa de destrucción de documentos confidenciales?
SMV ofrece seguridad y confianza en el tratamiento de sus documentos. Son muchos los motivos que podríamos contarte, pero nos gusta resumirlos en cuatro:
- Reciclamos el 100% de los documentos
- Cumplimos la Normativa Europea RGPD
- Somos una empresa destructora de archivos confidencial en Valencia
- Ofrecemos el servicio de destrucción de documentos a domicilio
Hemos desarrollado soluciones tecnológicas y de gestión eficientes para garantizar la destrucción segura y confiable de tus documentos confidenciales, cumpliendo con la normativa y regulaciones legales vigentes. Nuestro equipo ofrece asesoramiento y seguridad en los procesos de destrucción, siendo eficientes en tiempo, precio y reduciendo riesgos.
Para contar con tranquilidad y seguridad totales, confía en SMV.
Preguntas Frecuentes
En cuanto a la pregunta sobre si es obligatorio destruir la documentación residual generada en una oficina, la respuesta es sí. En términos generales, los documentos generados en una oficina – incluyendo registros, archivos, informes, etc. – contienen información delicada que se debe mantener en privado. Por lo tanto, es necesario destruir todos los documentos vulnerables cuando ya no sean necesarios para operar una oficina de forma segura. En algunos casos, estos documentos pueden requerir un tratamiento ambientalmente responsable para prevenir la contaminación y la descomposición. Por tanto, destruir la documentación residual generada en una oficina es obligatorio para proteger la información y para garantizar el óptimo funcionamiento de una oficina.
En España, la ley establece que todos los documentos de una empresa deben ser conservados durante diez años como mínimo. Esto significa que las empresas almacenen los documentos, informes, nóminas, contratos, etc., por al menos una década. No obstante, hay documentos que requieren un periodo mayor como el certificado de activos o pasivos, los balances anuales o el libro de contabilidad, que deben ser retenidos por periodos aún mayores. Además es importante también mantener registros históricos en cuanto a multas, sanciones administrativas, respuestas a peticiones, solicitudes de reembolsos, entre otros documentos.
Para tratar documentos con contenido privado, muchas empresas cuentan con servicios externos para la destrucción de documentación. Estas ofrecen soluciones para la destrucción segura y confidencial de documentos para clientes comerciales, gobiernos, y organizaciones sin fines de lucro. También tratan de garantizar que ningún documento confidencial sea puesto en circulación y evitan que se caiga en manos equivocadas. La destrucción de documentos se hace de varias maneras, desde la trituración hasta el fuego para volverlos ininteligibles. Algunas empresas también ofrecen destrucción de documentos electrónicos para asegurar una destrucción segura de los datos almacenados en computadoras, tablets, y otros dispositivos electrónicos. Por lo tanto, para destruir documentos confidenciales, busque una empresa especializada en destrucción de documentos.
La tecnología ofrece cada vez más opciones, ya que en la actualidad se digitalizan documentos que se mantienen en soportes digitales.
El elemento más común son los discos duros de los ordenadores, que también se tienen que borrar de manera segura. Este es un proceso delicado, dado que muchos archivos se pueden recuperar fácilmente si se tienen los conocimientos informáticos adecuados.
No basta con eliminar un archivo del ordenador, vaciar la papelera de reciclaje o formatear el disco, incluso después de todo esto, se puede acceder a una información.
En SMV garantizamos una eliminación completa de los documentos elegidos por los clientes tanto en papel como en otros soportes.
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